Cách tổ chức dạ tiệc cuối năm cho công ty

Dạ tiệc cuối năm, hay còn gọi là year end party, tiệc cuối năm, tiệc tất niên công ty... là sự kiện đáng trông đợi nhất của một doanh nghiệp. Nhất là những công ty, doanh nghiệp có quy mô lớn.

Để cho chương trình sự kiện dược thành công chúng ta cần phải lên kế hoạch cụ thể, dự trù các hạng mục, thời gian và từ đó thực hiện lần lượt các hạng mục chi tiết có trong kế hoạch. Chuẩn bị yếu tố kỹ thuật và đo lường xác suất những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện để có những biện pháp ngăn chặn và phòng ngừa hiệu quả nhất để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Bạn sẽ quan tâm: Qùa tặng tất niên gala dinner ý nghĩa

1. Bố cục chương trình của dạ tiệc cuối năm

Bố cục chương trình tiệc cuối năm thường sẽ gồm 3 phần:

Phần opening (mở màn) là các hoạt động văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật do đạo diễn dàn dựng, nhằm kể lại câu chuyện của doanh nghiệp thông qua chất liệu là hình ảnh, âm thanh, ánh sang, ví dụ như nghệ thuật múa tương tác với màn hình led, vẽ tranh cát…

Phần nghi lễ: phần phát biểu của đại diện doanh nghiệp, trao quà tặng, vinh danh và khen thưởng nhân viên xuất sắc trong năm. Các nhân viên và đối tác sẽ phát biểu cảm nghĩ cảm ơn và tri ân tới công ty.

Phần tiệc: Đây là phần sau khi mọi người cùng nhau nâng ly, khai tiệc, đồ ăn được dọn ra. Trong lúc sử dụng tiệc có thể có các tiết mục văn nghệ, ca nhạc trên sân khấu, hoặc đôi khi MC sẽ mời mọi người lên giao lưu, trả lời các câu hỏi hoặc tham gia mini game.

2. Các bước tổ chức dạ tiệc cuối năm

Việc tổ chức tiệc cuối năm của công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lên ý tưởng, kế hoạch. Đây là bước định hình ra khung chương trình, nội dung chủ đạo của chương trình.

Bước 2: Lên nội dung và làm Onsite. Để đảm bảo ý tưởng thông suốt và hấp dẫn thì các tiết mục, các màn trình diễn, trò chơi, … phải được đảm bảo đúng trình tự với nội dung nhất quán.

Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một mảng trong kế hoạch, hoạt động với nhau nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.

Bước 4: Dự trù kinh phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và dự trù mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.

Việc phân công cho các thành viên trong công ty và đảm bảo nhiệm vụ nào trong kế hoạch cũng được giám sát chặt chẽ là không dễ dàng. Và chắc hẳn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc cuối năm cũng phát sinh nhiều đầu việc mới hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa vào các mục đã lên ý tưởng trước đó. Chính bởi vậy, bạn cần phải thường xuyên kiểm tra tiến độ các hạng mục để tránh những rủi ro không đáng có và tổ chức một buổi tiệc thành công, mang đến nhiều cảm xúc cho toàn bộ khách mời tham dự.

Với kinh nghiệp gần 17 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại khắp các tỉnh thành trên cả nước cùng đội ngũ chuyên viên trẻ trung, sang tạo , ekip chuyên nghiệp, trách nhiệm. Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm chúng tôi cam kết về thành công của chương trình và giúp khách hàng tạo nên một buổi tiệc ấn tượng, có một không hai cùng mức chi phí hợp lý và tối ưu nhất.

Tham khảo ngay: Kinh nghiệm tổ chức gala dinner thành công cho doanh nghiệp

Read More

Lưu ý những gì khi SET UP sự kiện

Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, để lại dấu ấn tốt trong lòng các quý khách mời, thì khâu setup sự kiện cần được thực hiện chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh. Một sai sót nhỏ được ví như một quả bom hẹn giờ đối với những người tổ chức sự kiện.

Vậy, làm thế nào để bạn có thể setup hoàn hảo cho một sự kiện? Hãy cùng Đại Lâm Event - Công ty chuyên tổ chức sự kiện - tìm hiểu nhé!

Khảo sát mặt bằng địa điểm – vấn đề đầu tiên cần quan tâm

Khảo sát mặt bằng sự kiện làm gì?

Nhiều người làm sự kiện rất chủ quan trong quá trình đi khảo sát mặt bảng tổ chức sự kiện, dẫn đến rất nhiều các sự cố không mong muốn xảy ra trong lúc diễn ra sự kiện mà họ không lường trước. Do đó, việc tiến hành khảo sát kỹ các địa điểm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí và quan trọng hơn tất cả là tránh bể show. 

Khi tiến hành khảo sát, điều bạn phải quan tâm đầu tiên đó là không gian có đủ đáp ứng số lượng khách mời, chiều cao của trần nhà có phù hợp cho sáng tạo setup sân khấu, có gần nguồn nước, nguồn điện, vệ sinh, và có bị ảnh hưởng bởi thời tiết hay không để đưa ra các phương án triển khai dự phòng.

Có rất nhiều các sự kiện do việc khảo sát qua loa đến khi các thiết bị được vận chuyển tới thì không thể lắp do diện tích không đáp ứng được tiêu chuẩn lắp đặt nhà bạt, hay không tìm thấy nguồn điện để chạy âm thanh ánh sáng và bên cạnh khu tổ chức rất nhiều bãi rác bốc mùi hôi thối,…

Bên cạnh đó, vấn đề làm việc với thiết kế cũng vô cùng quan trọng. Những người thiết kế thước có rất nhiều các ý tưởng bay bổng, nhưng thật tiếc là không có nhiều người có kinh nghiệm về hiện trường, về vật liệu thiết bị sự kiện. Có những ý tưởng sáng tạo rất tốt nhưng thiết bị không cho phép thực hiện điều đó, và đó là đến khi thi công không được như mong muốn của khách hàng thì rất phiền lòng trong việc giải quyết vấn đề.

Những vấn đề chú ý khi set up một sự kiện

Bạn cần phải kiểm tra thất kỹ mặt bằng không gian tổ chức sự kiện, kho bãi, phòng ốc, lỗi thoát hiểm, khu vực cấp nguồn điện nước, khu vực nhà về sinh, khu vực đón khách, bãi đỗ xe,… cần lấy được contact và thiết lập mối quan hệ với người phù trách quản lý khu vực mặt bằng để thuận tiện trong quá trình triển khai set up sự kiện

Kiểm tra thật kỹ khu vực tiến hành set up sân khấu, chiều rộng, sâu và chiều cao trần nhà có khả thi để tiến hành các phương án cho dựng sân khấu, backdrop sau này. Ngoài ra, kiểm tra xem từ sân khấu đến khu vực cấp nguồn điên khoảng cách là bao xa để chuẩn bị nguồn dây điện phù hợp. Khu vực cánh gà sân khấu, phòng thay đồ cho nghệ sỹ cũng cần được lưu ý.

Trước khi tiến hành set up sự kiện, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ file in, tránh tình trạng giao phó hết cho thiết kế, đến khi bạn nhận lại là 1 tấm backdrop in sai thông tin, ngược logo,… và bạn phải in lại là chuyện hết sức bình thường. Do đó, khâu in ấn phải thật cẩn thận vì có những sự kiện thời gian giới hạn bạn sẽ không đủ để sửa sai.

Đối với số lượng bàn ghế, bạn cần tính toán xem số lượng khách mời và bao nhiêu m2 sàn để đưa ra sự sắp xếp bố trí các hàng bàn, hàng ghế cho phù hợp. Tránh tình trạng thiết kế vẽ lên bố trí rất đẹp, nhưng thực tế thì mặt bằng không đáp ứng được bố trí như thiết kế. Do đó, cần tính toán khi lên phương án bố trí bàn ghế.

Trên đây là một số chia sẻ cơ bản từ Đại Lâm, hy vọng có thể giúp các bạn có thêm những kiến thức trong quá trình set up sự kiện. Nếu bạn đang băn khoăn để làm sao set up đươc một sự kiện hoàn hảo hãy liên hệ ngay với Công Ty Tnhh Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm để được gặp các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn những phương án tối ưu và hiệu quả tiết kiệm chi phí nhất dành cho bạn. 

Chi phí tổ chức event đầy đủ nhất 

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM

Địa chỉ: Số 138 Trần Bình, phường Mỹ Đình II, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 090.320.5559

 

Read More

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên độc đáo

Đại Lâm Event với hơn 18 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho mọi lứa tuổi, từ sinh viên, giới trẻ cho đến những người trưởng thành hay những nhà doanh nghiệp lớn. 

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin gợi ý đến bạn một số bí quyết xây dựng ý tưởng để tổ chức sự kiện cho sinh viên sao cho thật độc đáo và ấn tượng.

👉 TOP 10 Công ty tổ chức sự kiện uy tín

 

 

1: LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nếu như tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, công ty thường diễn ra ở những nơi mang tính chất lịch sự, trang trọng, thì tổ chức sự kiện cho sinh viên, các bạn trẻ nên diễn ra ở nơi thoáng mát, mang được phong cách của sinh viên. Bởi vì họ là những người năng động, hoạt bát nên sự kiện được tổ chức ở nơi rộng rãi. Đây chính là nơi có điều kiện thuận lợi để giúp các bạn phát huy sáng tạo của mình.

 

2: HIỂU ĐƯỢC TÂM LÝ CỦA SINH VIÊN

Tổ chức sự kiện cho sinh viên cũng vậy, người dẫn chương trình phải hiểu được các bạn trẻ, các bạn sinh viên muốn gì khi tham gia sự kiện. Chính điều này sẽ giúp MC tạo được không khí hài hước, khuấy động cho chương trình, thu hút sự chú ý của các bạn sinh viên. Có như vậy mới mang đến sự thành công cho sự kiện.

Ngoài ra, các bạn sinh viên là những người có nhiệt huyết với cuộc sống và là những người trẻ tuổi. Chính vì thế mà các sự kiện dành cho các bạn sinh viên thường mang tính chất năng động, hoạt bát. Việc tổ chức các trò chơi, các hát, nhảy hiện đại được cho là các hình thức phổ biến để mang đến sự sôi động cho các chương trình của các bạn sinh viên.

Trong các sự kiện thì âm nhạc là yếu tố không thể thiếu được. Bạn hãy nắm rõ sở thích và xu hướng hiện nay của các bạn trẻ để lựa chọn được âm nhạc sao cho phù hợp với sự kiện. Ngoài ra, trong sự kiện có thể mời đến chương trình các ca sỹ, nhóm nhạc được yêu thích và có tầm hưởng rộng đến giới trẻ.

3: XÁC ĐỊNH ĐƯỢC Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 

Kịch bản, ý tưởng được coi là sự thành công của một sự kiện, và quyết định đến toàn bộ kế hoạch của sự kiện, chủ đề, địa điểm, cách thiết kế sân khấu địa điểm và mọi hoạt động sẽ diễn ra. Điều này nói lên tầm trọng khi viết lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện.

Đối với sự kiện dành cho các bạn sinh viên thì ý tưởng phải luôn đảm bảo mới lạ và sự sáng tạo. Chú ý không nên sử dụng những ý tưởng được áp dụng lặp đi lặp lại quá nhiều lần sẽ gây nên sự nhàm chán. Các nhà tổ chức sự kiện cũng nên đón nhận ý kiến đóng góp của các bạn sinh viên để tạo nên sự kiện, chương trình đặc sắc mang đậm dấu ấn riêng cho chương trình.

4: MC PHẢI NẮM BẮT ĐƯỢC TÂM LÝ CỦA SINH VIÊN

MC dẫn dắt chương trình sự kiện có sự tham gia của những người trẻ không chỉ hiểu rõ kịch bản mà còn phải biết khuấy động sân khấu. Đồng thời phải tìm hiểu xu hướng đang diễn ra trong giới trẻ và người năng nổ duy trì cho cả chương trình. Đặc biệt những người có khả năng ngoại ngữ sẽ có ưu thế lớn khi tổ chức các sự kiện sử dụng tiếng Anh.

 5: TỔ SỨC SỰ KIỆN Ở NGOÀI TRỜI

Các bạn sinh viên là những người trẻ luôn có sự năng động và phòng khoáng nên rất ưa thích các hoạt động ngoài trời. Do vậy nếu bạn có một kích bản mà có những trò chơi hấp dẫn, độc đáo và thú vị sẽ cuốn hút người chơi tham gia.

👉👉👉 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 100% thành công

 

6: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CHO SỰ KIỆN

Việc sử dụng công nghệ được coi là cách thông minh để hỗ trợ cho sự thành công của một sự kiện. Một số các công cụ như loa đài, máy chiếu, karaoke, máy tính bảng,...được coi là những công cụ để khuấy động chương trình và hỗ trợ ý tưởng cho các hoạt động xuyên suốt trong sự kiện.

Dịch vụ cung cấp nhóm múa tương tác với màn hình LED

 

7: LÊN KẾ HOẠCH DỰ TRÙ, RỦI RO

Phải lên một kế hoạch khắc phục rủi ro cũng như nhiều tình huống giả định để có thể khắc phục được những tình huống có thể xảy ra bất ngờ. Cố gắng hạn chế mức thấp nhất những sự cố có thể xảy ra. 

Hiện nay, các dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của các cá nhân, công ty, doanh nghiệp. Là đơn vị với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi hiểu rằng khách hàng không chỉ muốn chương trình thành công mà còn phải mang lại hiệu quả lâu và hiệu ứng cũng như truyền thông điệp tới người tham gia sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Đại Lâm Event sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện theo mô hình độc đáo, mới mẻ phù hợp với tuổi trẻ, các bạn sinh viên. Đại Lâm Event luôn mong muốn phục vụ khách hàng với dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp.

 

Trên đây là bí quyết xây dựng ý tưởng tổ chức một sự kiện cho sinh viên độc đáo mà công ty chúng tôi chia sẻ đến các bạn. Để có thêm thông tin về những bí quyết xây dựng ý tưởng tổ chức khác nhau và được tư vấn chi tiết hơn về những điều đó, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm, Hotline: 090 320 5559

 

Read More