Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, để lại dấu ấn tốt trong lòng các quý khách mời, thì khâu setup sự kiện cần được thực hiện chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh. Một sai sót nhỏ được ví như một quả bom hẹn giờ đối với những người tổ chức sự kiện.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể setup hoàn hảo cho một sự kiện? Hãy cùng Đại Lâm Event - Công ty chuyên tổ chức sự kiện - tìm hiểu nhé!
Khảo sát mặt bằng địa điểm – vấn đề đầu tiên cần quan tâm
Khảo sát mặt bằng sự kiện làm gì?
Nhiều người làm sự kiện rất chủ quan trong quá trình đi khảo sát mặt bảng tổ chức sự kiện, dẫn đến rất nhiều các sự cố không mong muốn xảy ra trong lúc diễn ra sự kiện mà họ không lường trước. Do đó, việc tiến hành khảo sát kỹ các địa điểm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí và quan trọng hơn tất cả là tránh bể show.
Khi tiến hành khảo sát, điều bạn phải quan tâm đầu tiên đó là không gian có đủ đáp ứng số lượng khách mời, chiều cao của trần nhà có phù hợp cho sáng tạo setup sân khấu, có gần nguồn nước, nguồn điện, vệ sinh, và có bị ảnh hưởng bởi thời tiết hay không để đưa ra các phương án triển khai dự phòng.
Có rất nhiều các sự kiện do việc khảo sát qua loa đến khi các thiết bị được vận chuyển tới thì không thể lắp do diện tích không đáp ứng được tiêu chuẩn lắp đặt nhà bạt, hay không tìm thấy nguồn điện để chạy âm thanh ánh sáng và bên cạnh khu tổ chức rất nhiều bãi rác bốc mùi hôi thối,…
Bên cạnh đó, vấn đề làm việc với thiết kế cũng vô cùng quan trọng. Những người thiết kế thước có rất nhiều các ý tưởng bay bổng, nhưng thật tiếc là không có nhiều người có kinh nghiệm về hiện trường, về vật liệu thiết bị sự kiện. Có những ý tưởng sáng tạo rất tốt nhưng thiết bị không cho phép thực hiện điều đó, và đó là đến khi thi công không được như mong muốn của khách hàng thì rất phiền lòng trong việc giải quyết vấn đề.
Những vấn đề chú ý khi set up một sự kiện
Bạn cần phải kiểm tra thất kỹ mặt bằng không gian tổ chức sự kiện, kho bãi, phòng ốc, lỗi thoát hiểm, khu vực cấp nguồn điện nước, khu vực nhà về sinh, khu vực đón khách, bãi đỗ xe,… cần lấy được contact và thiết lập mối quan hệ với người phù trách quản lý khu vực mặt bằng để thuận tiện trong quá trình triển khai set up sự kiện
Kiểm tra thật kỹ khu vực tiến hành set up sân khấu, chiều rộng, sâu và chiều cao trần nhà có khả thi để tiến hành các phương án cho dựng sân khấu, backdrop sau này. Ngoài ra, kiểm tra xem từ sân khấu đến khu vực cấp nguồn điên khoảng cách là bao xa để chuẩn bị nguồn dây điện phù hợp. Khu vực cánh gà sân khấu, phòng thay đồ cho nghệ sỹ cũng cần được lưu ý.
Trước khi tiến hành set up sự kiện, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ file in, tránh tình trạng giao phó hết cho thiết kế, đến khi bạn nhận lại là 1 tấm backdrop in sai thông tin, ngược logo,… và bạn phải in lại là chuyện hết sức bình thường. Do đó, khâu in ấn phải thật cẩn thận vì có những sự kiện thời gian giới hạn bạn sẽ không đủ để sửa sai.
Đối với số lượng bàn ghế, bạn cần tính toán xem số lượng khách mời và bao nhiêu m2 sàn để đưa ra sự sắp xếp bố trí các hàng bàn, hàng ghế cho phù hợp. Tránh tình trạng thiết kế vẽ lên bố trí rất đẹp, nhưng thực tế thì mặt bằng không đáp ứng được bố trí như thiết kế. Do đó, cần tính toán khi lên phương án bố trí bàn ghế.
Trên đây là một số chia sẻ cơ bản từ Đại Lâm, hy vọng có thể giúp các bạn có thêm những kiến thức trong quá trình set up sự kiện. Nếu bạn đang băn khoăn để làm sao set up đươc một sự kiện hoàn hảo hãy liên hệ ngay với Công Ty Tnhh Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm để được gặp các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn những phương án tối ưu và hiệu quả tiết kiệm chi phí nhất dành cho bạn.
Chi phí tổ chức event đầy đủ nhất
CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
Địa chỉ: Số 138 Trần Bình, phường Mỹ Đình II, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: 090.320.5559
0 nhận xét:
Đăng nhận xét