Lưu ý những gì khi SET UP sự kiện

Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, để lại dấu ấn tốt trong lòng các quý khách mời, thì khâu setup sự kiện cần được thực hiện chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh. Một sai sót nhỏ được ví như một quả bom hẹn giờ đối với những người tổ chức sự kiện.

Vậy, làm thế nào để bạn có thể setup hoàn hảo cho một sự kiện? Hãy cùng Đại Lâm Event - Công ty chuyên tổ chức sự kiện - tìm hiểu nhé!

Khảo sát mặt bằng địa điểm – vấn đề đầu tiên cần quan tâm

Khảo sát mặt bằng sự kiện làm gì?

Nhiều người làm sự kiện rất chủ quan trong quá trình đi khảo sát mặt bảng tổ chức sự kiện, dẫn đến rất nhiều các sự cố không mong muốn xảy ra trong lúc diễn ra sự kiện mà họ không lường trước. Do đó, việc tiến hành khảo sát kỹ các địa điểm sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí và quan trọng hơn tất cả là tránh bể show. 

Khi tiến hành khảo sát, điều bạn phải quan tâm đầu tiên đó là không gian có đủ đáp ứng số lượng khách mời, chiều cao của trần nhà có phù hợp cho sáng tạo setup sân khấu, có gần nguồn nước, nguồn điện, vệ sinh, và có bị ảnh hưởng bởi thời tiết hay không để đưa ra các phương án triển khai dự phòng.

Có rất nhiều các sự kiện do việc khảo sát qua loa đến khi các thiết bị được vận chuyển tới thì không thể lắp do diện tích không đáp ứng được tiêu chuẩn lắp đặt nhà bạt, hay không tìm thấy nguồn điện để chạy âm thanh ánh sáng và bên cạnh khu tổ chức rất nhiều bãi rác bốc mùi hôi thối,…

Bên cạnh đó, vấn đề làm việc với thiết kế cũng vô cùng quan trọng. Những người thiết kế thước có rất nhiều các ý tưởng bay bổng, nhưng thật tiếc là không có nhiều người có kinh nghiệm về hiện trường, về vật liệu thiết bị sự kiện. Có những ý tưởng sáng tạo rất tốt nhưng thiết bị không cho phép thực hiện điều đó, và đó là đến khi thi công không được như mong muốn của khách hàng thì rất phiền lòng trong việc giải quyết vấn đề.

Những vấn đề chú ý khi set up một sự kiện

Bạn cần phải kiểm tra thất kỹ mặt bằng không gian tổ chức sự kiện, kho bãi, phòng ốc, lỗi thoát hiểm, khu vực cấp nguồn điện nước, khu vực nhà về sinh, khu vực đón khách, bãi đỗ xe,… cần lấy được contact và thiết lập mối quan hệ với người phù trách quản lý khu vực mặt bằng để thuận tiện trong quá trình triển khai set up sự kiện

Kiểm tra thật kỹ khu vực tiến hành set up sân khấu, chiều rộng, sâu và chiều cao trần nhà có khả thi để tiến hành các phương án cho dựng sân khấu, backdrop sau này. Ngoài ra, kiểm tra xem từ sân khấu đến khu vực cấp nguồn điên khoảng cách là bao xa để chuẩn bị nguồn dây điện phù hợp. Khu vực cánh gà sân khấu, phòng thay đồ cho nghệ sỹ cũng cần được lưu ý.

Trước khi tiến hành set up sự kiện, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ file in, tránh tình trạng giao phó hết cho thiết kế, đến khi bạn nhận lại là 1 tấm backdrop in sai thông tin, ngược logo,… và bạn phải in lại là chuyện hết sức bình thường. Do đó, khâu in ấn phải thật cẩn thận vì có những sự kiện thời gian giới hạn bạn sẽ không đủ để sửa sai.

Đối với số lượng bàn ghế, bạn cần tính toán xem số lượng khách mời và bao nhiêu m2 sàn để đưa ra sự sắp xếp bố trí các hàng bàn, hàng ghế cho phù hợp. Tránh tình trạng thiết kế vẽ lên bố trí rất đẹp, nhưng thực tế thì mặt bằng không đáp ứng được bố trí như thiết kế. Do đó, cần tính toán khi lên phương án bố trí bàn ghế.

Trên đây là một số chia sẻ cơ bản từ Đại Lâm, hy vọng có thể giúp các bạn có thêm những kiến thức trong quá trình set up sự kiện. Nếu bạn đang băn khoăn để làm sao set up đươc một sự kiện hoàn hảo hãy liên hệ ngay với Công Ty Tnhh Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm để được gặp các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ tư vấn cho bạn những phương án tối ưu và hiệu quả tiết kiệm chi phí nhất dành cho bạn. 

Chi phí tổ chức event đầy đủ nhất 

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM

Địa chỉ: Số 138 Trần Bình, phường Mỹ Đình II, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 090.320.5559

 

Read More

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho sinh viên độc đáo

Đại Lâm Event với hơn 18 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho mọi lứa tuổi, từ sinh viên, giới trẻ cho đến những người trưởng thành hay những nhà doanh nghiệp lớn. 

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin gợi ý đến bạn một số bí quyết xây dựng ý tưởng để tổ chức sự kiện cho sinh viên sao cho thật độc đáo và ấn tượng.

👉 TOP 10 Công ty tổ chức sự kiện uy tín

 

 

1: LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nếu như tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, công ty thường diễn ra ở những nơi mang tính chất lịch sự, trang trọng, thì tổ chức sự kiện cho sinh viên, các bạn trẻ nên diễn ra ở nơi thoáng mát, mang được phong cách của sinh viên. Bởi vì họ là những người năng động, hoạt bát nên sự kiện được tổ chức ở nơi rộng rãi. Đây chính là nơi có điều kiện thuận lợi để giúp các bạn phát huy sáng tạo của mình.

 

2: HIỂU ĐƯỢC TÂM LÝ CỦA SINH VIÊN

Tổ chức sự kiện cho sinh viên cũng vậy, người dẫn chương trình phải hiểu được các bạn trẻ, các bạn sinh viên muốn gì khi tham gia sự kiện. Chính điều này sẽ giúp MC tạo được không khí hài hước, khuấy động cho chương trình, thu hút sự chú ý của các bạn sinh viên. Có như vậy mới mang đến sự thành công cho sự kiện.

Ngoài ra, các bạn sinh viên là những người có nhiệt huyết với cuộc sống và là những người trẻ tuổi. Chính vì thế mà các sự kiện dành cho các bạn sinh viên thường mang tính chất năng động, hoạt bát. Việc tổ chức các trò chơi, các hát, nhảy hiện đại được cho là các hình thức phổ biến để mang đến sự sôi động cho các chương trình của các bạn sinh viên.

Trong các sự kiện thì âm nhạc là yếu tố không thể thiếu được. Bạn hãy nắm rõ sở thích và xu hướng hiện nay của các bạn trẻ để lựa chọn được âm nhạc sao cho phù hợp với sự kiện. Ngoài ra, trong sự kiện có thể mời đến chương trình các ca sỹ, nhóm nhạc được yêu thích và có tầm hưởng rộng đến giới trẻ.

3: XÁC ĐỊNH ĐƯỢC Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 

Kịch bản, ý tưởng được coi là sự thành công của một sự kiện, và quyết định đến toàn bộ kế hoạch của sự kiện, chủ đề, địa điểm, cách thiết kế sân khấu địa điểm và mọi hoạt động sẽ diễn ra. Điều này nói lên tầm trọng khi viết lên bản kế hoạch tổ chức sự kiện.

Đối với sự kiện dành cho các bạn sinh viên thì ý tưởng phải luôn đảm bảo mới lạ và sự sáng tạo. Chú ý không nên sử dụng những ý tưởng được áp dụng lặp đi lặp lại quá nhiều lần sẽ gây nên sự nhàm chán. Các nhà tổ chức sự kiện cũng nên đón nhận ý kiến đóng góp của các bạn sinh viên để tạo nên sự kiện, chương trình đặc sắc mang đậm dấu ấn riêng cho chương trình.

4: MC PHẢI NẮM BẮT ĐƯỢC TÂM LÝ CỦA SINH VIÊN

MC dẫn dắt chương trình sự kiện có sự tham gia của những người trẻ không chỉ hiểu rõ kịch bản mà còn phải biết khuấy động sân khấu. Đồng thời phải tìm hiểu xu hướng đang diễn ra trong giới trẻ và người năng nổ duy trì cho cả chương trình. Đặc biệt những người có khả năng ngoại ngữ sẽ có ưu thế lớn khi tổ chức các sự kiện sử dụng tiếng Anh.

 5: TỔ SỨC SỰ KIỆN Ở NGOÀI TRỜI

Các bạn sinh viên là những người trẻ luôn có sự năng động và phòng khoáng nên rất ưa thích các hoạt động ngoài trời. Do vậy nếu bạn có một kích bản mà có những trò chơi hấp dẫn, độc đáo và thú vị sẽ cuốn hút người chơi tham gia.

👉👉👉 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 100% thành công

 

6: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ CHO SỰ KIỆN

Việc sử dụng công nghệ được coi là cách thông minh để hỗ trợ cho sự thành công của một sự kiện. Một số các công cụ như loa đài, máy chiếu, karaoke, máy tính bảng,...được coi là những công cụ để khuấy động chương trình và hỗ trợ ý tưởng cho các hoạt động xuyên suốt trong sự kiện.

Dịch vụ cung cấp nhóm múa tương tác với màn hình LED

 

7: LÊN KẾ HOẠCH DỰ TRÙ, RỦI RO

Phải lên một kế hoạch khắc phục rủi ro cũng như nhiều tình huống giả định để có thể khắc phục được những tình huống có thể xảy ra bất ngờ. Cố gắng hạn chế mức thấp nhất những sự cố có thể xảy ra. 

Hiện nay, các dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của các cá nhân, công ty, doanh nghiệp. Là đơn vị với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi hiểu rằng khách hàng không chỉ muốn chương trình thành công mà còn phải mang lại hiệu quả lâu và hiệu ứng cũng như truyền thông điệp tới người tham gia sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Đại Lâm Event sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện theo mô hình độc đáo, mới mẻ phù hợp với tuổi trẻ, các bạn sinh viên. Đại Lâm Event luôn mong muốn phục vụ khách hàng với dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp.

 

Trên đây là bí quyết xây dựng ý tưởng tổ chức một sự kiện cho sinh viên độc đáo mà công ty chúng tôi chia sẻ đến các bạn. Để có thêm thông tin về những bí quyết xây dựng ý tưởng tổ chức khác nhau và được tư vấn chi tiết hơn về những điều đó, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm, Hotline: 090 320 5559

 

Read More